Tilastokeskuksessa Handi käyttöön rennolla otteella

Tilastokeskus otti Handi-palvelun käyttöön ensimmäisten joukossa marraskuun alussa. Tätä edelsi useiden kuukausien valmistelutyö, johon kuitenkin suhtauduttiin rennolla otteella. Tilastokeskuksen suunnittelija Ari Elo toimi Tilastokeskuksen käyttöönoton projektipäällikkönä. Ari kertoo, että pitkä kokemus erilaisista taloushallinnon tehtävistä sekä järjestelmien käyttöönotoista oli hyvänä pohjana, kun hän otti vastuulleen Handin käyttöönoton valmistelun.

Tilausten tekemistä ja sopimusten käsittelyä keskitettiin lisää

Kaikki alkoi loppukevään kick off -tilaisuudesta, jonka jälkeen työ aloitettiin käymällä läpi kaikki viraston Rondo-käyttäjät sekä heidän käyttöoikeudet. Kaikki tilausten kanssa tekemisissä olevat saivat hankintavastaavan oikeudet. Tämä helpottaa asioiden hoitoa, kun kaikki voivat tehdä kaikkea. Taloushallintopalvelut saivat uutta vahvistusta, kun eri tilastoyksiköiden sihteerit yhdistettiin samaan sihteeritiimiin. Näin tilausten käsittelyä ja tiliöintiosaamista saatiin keskitettyä yhteen paikkaan, kun sihteeritiimi tekee keskitetysti tilauksia yksiköiden pyynnöstä. Tällä säästetään asiantuntijoiden aikaa, kun harvakseltaan tilauksia tekevien ei tarvitse opetalla systeemiä. Tilastokeskuksen tietohallintoyksikkö, tila- ja toimistopalvelut sekä kirjasto tekevät kuitenkin edelleen omat tilauksensa keskitetysti, Handin kautta totta kai. “Sitten meillä on tietysti myös maksuaikakortit käytössä yksittäisiä pieniä hankintoja, kuten kokoustarjoiluja varten”, kertoo Ari.

Tilastokeskuksen tavoite laskujen automaatiokäsittelylle lähivuosina on sama kuin valtiovarainministeriön asettama, eli 89%. “Se on kova tavoite, mutta siihen pyritään. Jos se ei onnistu, niin sitten mietitään toimintatapoja uudelleen”, toteaa Ari ja rientää seuraavaan tapaamiseen, joka sattuukin olemaan sihteeritiimin tiliöintikoulutus laskujen käsittelyä varten.

Pitkä projekti  mutta sujuva käyttöönotto

Kaiken kaikkiaan Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut Tilastokeskuksessa hyvin. Käyttöönottoprojektin aloituksen (keväinen kick off -tilaisuus) ja varsinaisen käyttöönoton (1.11.) välinen aika oli Arin mielestä ehkä hieman pitkä. Toisaalta siinä oli hyvin aikaa käydä läpi sopimukset ja käyttöoikeudet. “Handi-palvelu on selkeä ja looginen, raportointi hieman erilaista, kuin Rondossa, mutta eiköhän tässä senkin opi”, toteaa Ari. “Tietysti jonkin verran on jouduttu pohtimaan eri toimintoja, mutta sekin on opettanut.”

“Jos kaikki sujuisi kuin rasvattu, oppiminenkin olisi vähäisempää. Samanlainen järjestelmä se on kuin kaikki muutkin, maalaisjärjellä pärjää jo pitkälle”, hän lisää. Ari kiittelee Palkeiden projektivastaava Heli Pitkäseltä sekä koko palveluryhmältä saatua apua sekä käyttöönoton valmistelussa että käyttöönoton jälkeen. Mukavaa lisä oli myös Palkeiden Hämeenlinnan toimipaikassa pidetyt käyttöönottokoulutukset. “Näki samalla vanhoja tuttujakin.”

Hyvä tilaisuus tarkentaa hankintaprosessia

Ari vinkkaa virastoille, joilla Handin käyttöönotto on vielä edessä, että valmistelu kannattaa hoitaa pala kerrallaan, alkaen käyttöoikeuksien miettimisestä Handissa tarvittavan osaamisen varmistamiseen. Käyttöönotto on hyvä tilaisuus katsoa viraston hankintaprosessia läpi muutenkin, esimerkiksi toiminnan keskittämisen kannalta. Positiivinen asenne muutoksen edessä auttaa pitkälle.