Tilikartta? Pyh. Tiedolla johtamisen rakenteet ovat toisenlaisia

Talouden seurantarakenne –parka. Juuri kun Kieku-muutoksen ja valtion yhteisen seurantakohdemallin käyttöönoton pöly oli laskeutunut, seuraava rakennetta koskeva mullistus odotteli malttamattomana nurkan takana. Sitä seuraavat muutokset tönivät toisiaan kykenemättä asettumaan kauniiseen jonoon. Onko muutoksia surtava vai tunnistettava uudet mahdollisuudet?

Lähihistoriassa rappausta ja roiskeita

Kieku-toimintamallin ja -tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä virastot joutuivat pohtimaan seurantarakenteensa uusiksi. Yhteinen järjestelmä pakotti hakemaan kompromisseja yksilöllisten seurantatarpeiden ja yhteisten rakenteiden välisiin ristiriitoihin. Esimerkiksi liikekirjanpidon tilejä ei enää voinut alajaotella yksilöllisesti ja näin räätälöidä viraston seurantatarpeiden mukaisesti.

Handi-palvelun käyttöönottoa silmällä pitäen valtion liikekirjanpidon tilikartasta poistettiin vuoden vaihteessa sinne vielä jääneitä vaihtoehtoisia rakenteita. Mahdollisuus tiliöidä tiettyjä kulueriä joko tarkemmalla tai karkeammalla tasolla poistui. Näillä muutoksilla tiliöintivaiheestakin haetaan automatisoinnin prosessietuja, joita tuleva Handi-palvelu mahdollistaa.

Näkyykö roiskeiden alla uusia mahdollisuuksia?

Tiedon hyödyntämisen kannalta tilikartan muutos saattaa pikasilmäykseltä vaikuttaa heikennykseltä, virastojen tarpeen mukaan joustavat tiliöintivaihtoehdot kun ikävästi edelleen kaventuvat. Heikennyksestä olisikin kysymys, ellei hankintojen digitalisointi avaisi uusia mahdollisuuksia hankintadatan hyödyntämisessä: Kun raportoinnin työkalupakkiin lisätään Handi-palvelun myötä uusi tuote- ja toimittajatietoon perustuva raportointiväline, tietoa voidaan analysoida nykyistä huomattavasti tarkemmin. Mikä parasta, tieto syntyy prosessin sivutuotteena tilaamisen yhteydessä, eikä tiedon tuottamiseen tarvitse erikseen kiinnittää huomiota.

Samalla helpottuu yhteisen tilirakenteen mukanaan tuoma dilemma: Toiminnaltaan täysin erilaisten virastojen seurantatarpeet poikkeavat merkittävästi toisistaan, mutta koko valtion yhteiset rakenteet ovat kovin jäykkiä vastaamaan näihin tarpeisiin. Liikekirjanpidon lisäjaotteluilla on pyritty vastaamaan tarpeeseen, jossa tietyt kuluerät ovat yhdelle virastolle hyvinkin merkittäviä, mutta muille virastoille pääsääntöisesti tarpeettomia tai hyvin marginaalisia. Tuotepohjainen raportointirakenne poistaa tarpeen lisätä valtiokokonaisuudessa vähämerkityksellisiä, mutta virastotason johtamisen kannalta merkittäviä eriä yhteiseen rakenteeseen.

Digitalisaation ja sitä tukevien uusien palveluratkaisujen myötä raportointirakenteiden hallinta korostuu entisestään. Tulevan Handi-palvelun tuotetietoihin perustuva raportointi tulee täydentämään yhteistä Kiekun talousraportointia.. Tarkemmallakin tasolla voimme tietoa hyödyntää: esimerkiksi Senaatilla on hallussaan kiinteistöihin liittyvää tietoa, mikä voisi edelleen laventaa vuokrakulujen erittelytarkkuutta kirjanpidossa. Muutkin valtion konsernitoimijat hallinnoivat tietoja, joita voisi jakaa valtion sisäisten asiakkaiden hyödynnettäväksi. Miksi kerätä tietoa vaivalla asiakasviraston omaan kirjanpitoon, jos tieto olisi saatavissa muutoinkin?

Mitä seuraavaksi?

Tiedon hyödyntämisen ja raportoinnin tulevaisuuden näyttävä kristallipallo on tapansa mukaan kovin sumuinen. Sähköinen e-kuitti tuo parhaimmillaan mukanaan ennennäkemättömän muutoksen taloustiedon välityksessä. Tekoäly on luomuälyä näppärämpi jalostamaan tietoa suurina massoina. Ja niin edelleen. Muutosten nopeus ja laajuus on kuitenkin vielä epäselvä.

Kirkkaampiakin pilkahduksia taikapallo välittää: Yhteisten tietojen hyödyntämisessä olemme vielä alkuvaiheessa, ja siinä kehityksessä perustietojen hallinnassa merkitys tulee nousemaan ratkaisevaksi. Esimerkiksi valtion talouden seurannan näkökulmasta asiakas- ja toimittajatiedot ovat Kieku-järjestelmän yhteisistä asiakas- ja toimittajarekistereistä huolimatta ikävän hajallaan. Valtion omat tietovarannot ovat tässä yhteydessä vielä hyödyntämätön aarrearkku, sillä asiakkaat ja toimittajat tuppaavat jo valmiiksi majailemaan valtion yritys- ja väestörekistereissä. Nykyisellään meidän on vielä vietävä kirjanpidon luokitteluihin asiakkaisiimme ja toimittajiimme liittyvää tietoa, koska emme kykene kattavasti hyödyntämään tätä tietoa suoraan asiakkaan tai toimittajan perusteella.

Yhteisten tietojen hyödyntämisessä taitaa olla himpun verran hyötypotentiaalia, vai mitä? Asioita on tietysti ratkaistavana, tietoturvakysymykset etunenässä. Toimeen tarttumisesta se alkaa. Digitalisaation hyödyt eivät synny itsestään.

Juho Ajo esittäytyy:

Työskentelen Valtiokonttorissa kehittämispäällikkönä, valtion taloushallinnon kehittämisen parissa. Töitä teen tosissani, vakavasti en onnistuisi vaikka yrittäisinkin.

Juho LinkedInissä