Työkalu haltuun: Kolme keinoa automaattiseen laskujen käsittelyyn

Handi-palvelun käyttöönotto lähestyy monilla virastoilla ja samalla saattaa herätä kysymys, mitä toiminnallisuuksia uusi järjestelmä tarjoaa laskujen käsittelyn automatisointiin ja kuinka niitä sovelletaan omien toimittajien kanssa. Tätä ollaan pohdittu ainakin meillä Valtiokonttorissa, jossa Handi on tarkoitus ottaa käyttöön 1.11.2018 alkaen.

Valtiokonttorin osalta Handi-palvelun käyttöönotto lähti käyntiin nykytilakartoituksella, jossa käytiin läpi viraston aktiiviset toimittajat ja sopimukset. Kartoituksen perusteella pohdittiin, miten kyseisten toimittajien laskut tultaisiin jatkossa käsittelemään Handi-palvelussa. Tehtävää auttoi huomattavasti, kun kartoitti ensin, minkä tyyppisiä laskuja Valtiokonttorille tulee tällä hetkellä.

Automatisoi sopimuskohdistuksella tai tilauksella

Käyn tässä lyhyesti läpi Handi-palvelun tarjoamia eri mahdollisuuksia, sekä niiden potentiaalista käyttöä Valtiokonttorissa. Laskujen käsittelyn automatisointiin on Handissa kolme eri keinoa. Toisinaan mainitaan myös tiliöintikoodi, mutta se ei varsinaisesti edistä automatisaatiota laskujen käsittelyssä.

1. Sopimuskohdistus – Maksuerät

Tämä malli vastaa nykyistä Rondon sopimuskohdistusta. Handin sopimus-moduulissa voi sopimukselle luoda maksueriä. Sopimukselle annetaan sopimusnumero/ tunniste ja kun se löytyy laskun viitetiedoista, kohdistuu lasku automaattisesti kyseisen sopimuksen maksuerään. Sopimus maksuerineen tiliöidään, asiatarkastetaan ja hyväksytään Handissa etukäteen, joten kun toimittaja laskuttaa oikealla summalla, ei laskua tarvitse enää asiatarkastaa tai hyväksyä erikseen. Tämä on laskujen käsittelyn näkökulmasta kaikkein helpoin vaihtoehto, sillä oikein kohdistuessaan laskuja ei tarvitse käytännössä käsitellä lainkaan. Koska maksuerien täytyy olla etukäteen tiedossa, sopii tämä vaihtoehto käytännössä vuokriin, lisensseihin, tai muihin toistuviin, ennalta määrättyihin maksuihin.

2. Sopimuskohdistus – Budjetti

Toinen vaihtoehto viedä sopimusmoduuliin sopimus, on luoda budjetti. Budjetti sopii tilanteisiin, joissa toimittaja lähettää useamman laskun vuodessa, mutta laskun summa saattaa vaihdella. Budjetti on aina toimittajakohtainen, mutta yhdelle toimittajalle voi tehdä useamman budjetin. Toimittajalle ilmoitetaan tällöin budjetin koodi, jonka tulee näkyä laskulla viite-kentässä, jotta lasku kohdistuu budjettiin. Tiliöinti määritellään budjetin laatimisvaiheessa. Budjetin hyväksymisen jälkeen sille voi kohdistua laskuja. Laskut tulee asiatarkastaa, minkä jälkeen ne menevät maksuun. Tämä malli sopii mm. käytön mukaan generoituville laskuille, kuten puhelinkulut, tietyt pankkipalvelumaksut tai esimerkiksi projektityö.

3. Tilaaminen Handi-palvelussa

Tilaamista voi toteuttaa Handissa joko tekemällä toimittajalle yksittäisen tilauksen tai kohdistamalla tilauksen tilaussuunnitelmaan. Yksittäiset tilaukset tulee hyväksyä aina erikseen, mutta hyväksyttyyn tilaussuunnitelmaan tehtävässä tilauksessa erillistä tilauksen hyväksyntää ei tarvita. Tilauspuoli Handissa vastaa toiminnallisuuksiltaan pitkälti Tilhaa.

Tilausvaihtoehtoja on kolme:
– Punch out,
– Katalogi ja
– Vapaatekstitilaus.

Punch out -tilauksessa siirryt Handista toimittajan verkkokauppaan, jossa teet tilauksen ikään kuin normaalissa verkkokaupassa. Ostoskorista siirryt takaisin Handi-palveluun, josta tilaus lähtee toimittajalle.

Katalogitilausta varten Handi-palveluun viedään toimittajalle katalogi. Katalogi saadaan joko toimittajalta tai virasto voi luoda sen itse perustuen sopimushintoihin.

Kolmas tilaamisen vaihtoehto on vapaatekstitilaus. Tilauksen yksityiskohdista ja sisällöstä voidaan sopia etukäteen toimittajan kanssa ja tilausvahvistus, sekä kuvaus tilauksen sisällöstä lähetetään toimittajalle Handi-palvelusta.

Kun toimittaja laittaa laskun viitetietoihin tilausnumeron, kohdistuu lasku suoraan kyseiseen tilaukseen, ja laskua ei tarvitse erikseen hyväksyä.

Katso video: Kolme keinoa automatisoida laskujen käsittely


Minna Madsen työskentelee Valtiokonttorissa controllerina sekä Valtiokonttorin Handi-palvelun käyttöönoton projektipäällikkönä. Hänen tapansa selittää asiat ystävällisesti ja yksinkertaisesti on kerännyt kiitosta valtiokonttorilaisten keskuudessa. Uuden palvelun käyttöönottoon ollaankin siirtymässä Valtiokonttorissa turvallisin mielin.