Välitilinpäätös Handi-ohjelmalle

Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman viimeinen vuosi on jo hyvässä vauhdissa. Handi-ohjelma päättyy vuoden 2019 lopussa, ja lähdimmekin listaamaan, mitä kaikkea vuonna 2018 saatiin valmiiksi.

Ajatus aidosta automaatiosta

Handi-palvelu eli tilausten ja ostolaskujen käsittelyn uusi palvelujärjestelmä otettiin käyttöön ensimmäisissä pilottivirastoissa toukokuussa 2018. Loppuvuoden aikana pilottien kokemuksia hyödynnettiin laajasti muiden virastojen hyväksi ja käyttöönottoja laajennettiin muihin kirjanpitoyksiköihin. Vuoden 2019 loppuun mennessä Handi-palvelu on käytössä koko valtionhallinnossa. Vuodenvaihteessa 19 virastoa eli vajaa kolmannes kaikista tulevista käyttäjäorganisaatiosta oli Handi-palvelun käyttäjiä. . Vuoden 2020 helmikuun alussa tulee vielä muutama käyttäjävirasto lisää.

Uusi maksuliikejärjestelmäpalveluratkaisu otettiin viime keväänä käyttöön Palkeissa. Samassa yhteydessä automatisoitiin maksuliikenteen prosessit, otettiin käyttöön palvelu- ja tuotantomallit ja uusi yhtenäinen toimintamalli. Maksuliikeprosessin 20%:n tehostamistavoite saavutettiin. Lopputuloksena valtionhallinnossa on käytössä vain yksi yhteinen maksuliikennejärjestelmä (pl. PV) entisen kolmen sijaan.

Tilauksesta maksuun –prosessissa salassa pidettävien tietojen käsittelyä pohtineessa tuve-viranomaisista kootussa työryhmässä kartoitettiin salassa pidettäviä tietoja ja tuotettiin käyttäjäoheistusta.

Kilpailuttaminen sähköistyy

Määräaika sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotolle kaikissa EU-kilpailutuksissa täyttyi 18.10.2018. Kaikilla halukkailla virastoilla on ollut mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen kilpailutusjärjestelmä. Alkuvuoteen 2019 mennessä kilpailutuksia on tehty järjestelmässä yli 3 800 kpl. Tarjouksia on jätetty yli 24 000 kpl. Dynaamisia hankintajärjestelmiä on perustettu 18 kpl. Järjestelmä on EU-kisojen lisäksi otettu aktiiviseen käyttöön myös kansallisissa ja ns. minikilpailutuksissa.

Hanselin puitejärjestelyt siirrettiin Hanki-palveluun asiakkaiden käytettäväksi.

Hankintailmoitusjärjestelmän eli Hilma-palvelun uudistaminen aloitettiin ja toteutusvaihe kilpailutettiin. Uusi Hilma tulee käyttöön alkuvuonna 2020. Hilman uusien toiminnallisuuksien kehittäminen jatkuu vielä sen jälkeen.

Sähköisen huutokaupan käytön aktivoimiseksi laadittiin toimenpidesuunnitelma. Sähköisen huutokaupan hyödyntämiseen on todettu liittyvän paljon säästöpotentiaalia, ja tähänastiset käyttökokemukset ovat olleet positiivisia.

Hankintatoimea palveluna

Hansel tuotteisti virastoille tarjottavan ja kovasti odotetun hankintatoimen kokonaispalvelun. Voit lukea palvelusta Pauliina Lautiaisen blogikirjoituksessa Hankintatoimea palveluna, kiitos. Hansel tuotteisti Spend-analyysi-palvelun, jota tuotetaan hankintayksikön tilauksesta.

Valtioneuvoston hankintatoimesta laadittiin nykytilaselvitys, jossa kartoitettiin kaikkien ministeriöiden erityispiirteet ja kehittämistarpeet. Selvitys hyödyttää suuresti monen ns. toimistoviraston kehittämistä.

Huhtikuussa julkaistiin Hankintapulssi -niminen visualisoitu palvelu, mikä kertoo mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Kirjanpitoyksikkö näkee nopeasti omat lukunsa palvelusta, joka sisältää paljon tunnuslukuja. Erityistä huomiota on kiinnitetty palvelun visualiseen ilmeeseen ja käytettävyyteen.

Osaamista ja ymmärrystä

Handi-ohjelma oli pilottina, kun valtionhallinnossa lanseerattiin eOppiva.fi verkko-oppimisen tueksi. Hankinta 2020 -nimellä kulkenut laaja seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa koko hankintaprosessin kaikki vaiheet. Tutustu osa-alueisiin osoitteessa handi.fi/hankinta2020.

Laajasti ympäri valtionhallintoa käytössä olevaan eOppivaan tuotettiin vuoden 2018 myös toinen hankitatoimeen liittyvä koulutus. Tilaaminen Handi-palvelussa keskittyy erityisesti järjestelmän käyttöön selkein ruudunkaappausvideoin.

Osaamisen kehittäminen on ollut laajasti keskustelun alla hankintatoimessa. Valtionhallinnon oman hankintaosaamisen lisäksi on tärkeää lisätä ymmärrystä valtiolle tuotteita ja palveluita tarjoavista tahoista. Sen vuoksi Handi-ohjelman puitteissa käynnistettiin Julkinen hankkija asiakkaana eli ns. Juhana-projekti, joka ensitöikseen selvitti, kuinka julkisista hankinnoista keskustellaan sosiaalisessa ja perinteisessä mediassa. Lue lisää Hani Olssoni blogikirjoituksesta Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista.

Viestinnän tueksi tuotettiin myös äänetön ja tekstitetty Handi-animaatiovideo ja kieliversiot TutkiHankintoja.fi-esittelyvideosta.

Hyvää palautetta tapahtumista

Handi-ohjelma on kiitelty erityisesti lisääntyneestä verkostoitumisesta hankintatoimen asiantuntijoiden kesken. Talous- ja hankinta-alan ammattilaiset ympäri valtionhallintoa kokoontuvat kuukausittaisiin työpajoihin varsin aktiivisesti. Samoin hallinnonalakohtaisia ja muutosjohtajien välisiä verkostoja on pyritty vahvistamaan säännöllisin tapaamisin.

Handi-ohjelman on todettu onnistuneen erinomaisen hyvin useimmilla osa-alueilla. Suurin kiitos tästä kuuluukin aktiivisille osallistujille.