Yhdenmukaisempi sopimustenhallinta tukee riskienhallintaa ja parantaa sopimusten laatua

Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.
Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa laadittiin vuoden 2016 lopulla esiselvitys sopimushallinnan ja toimittajahallinnan kehittämiseksi. Esiselvityksessä kuvattiin sopimushallinnan ja toimittajahallinnan prosessia erilaisten käyttötapauksien pohjalta, jotta tietojärjestelmää voitiin kehittää.

Esiselvityksen perusteella suositeltiin, että:

  • Valtionhallinnossa yhtenäistetään sopimushallinnan toimintamalleja ja käytäntöjä.
  • Lyhyellä aikavälillä sopimushallinta hankitaan osana tilausten- ja laskujen käsittelyjärjestelmää.
  • Pitkällä aikavälillä sopimushallinta toteutetaan osana asianhallintajärjestelmää ja otetaan käyttöön valtion yhteinen asianhallintajärjestelmä ja sopimushallinta.

Syksyllä 2019 laadittiin selvitys nykytilanteesta, jotta nähtäisiin, miten tavoitteissa on edetty. Valtion sopimushallinnan kehittämisen tarpeeseen on kiinnitetty huomiota myös Valtiontarkastusviraston (VTV) tarkastuskertomuksessa Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa (7/2015).

Mitä tavoitteita saavutettiin?

Esiselvityksen tavoitteet ovat osin toteutuneet ja osin eivät. Sopimushallinnan toimintamallien yhtenäistämisessä keskeinen kehitysaskel oli Valtion hankintakäsikirjan viimeinen päivitys, jossa ohjeistetaan ensimmäistä kertaa sopimushallinnan perusasioista valtion tasolla. Lisäksi sopimus- ja toimittajahallinnan käytäntöjä on harjoiteltu Handi-palvelua käyttöönotettaessa, jolloin kirjanpitoyksiköt ovat päivittäneet sopimustietonsa ajan tasalle ja kommunikoineet toimittajille entistä yhdenmukaisemmin muun muassa valtion ostolaskujen käsittelyssä vaadittavia asioita. Vaatimuksia pyritään huomioimaan vahvemmin myös Hanselin sopimusehdoissa.

Tietojärjestelmien hajanaisuus hidastaa

Tietojärjestelmäratkaisuissa ei edetty suunnitellusti, mikä nousee esiin syksyn selvityksessä. Käytössä olevat tietojärjestelmät ovat hajanaisia ja monilla kirjanpitoyksiköillä sopimushallinnan prosessia toteutetaan tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ja asianhallintajärjestelmien avulla. Toimiva malli ei toki ole järjestelmästä kiinni, mutta parhaimmillaan sopimushallinnan tietojärjestelmät pakottavat toimimaan oikein. Tällöin ohjeiden mukaisen toiminnan valvonta voidaan järjestää luotettavasti ja sopimusten mallipohjien ja tyyppiehtojen ajantasainen ylläpito helpottuu. Järjestelmät tarjoavat myös kattavan näkymän kirjanpitoyksikön sopimustilanteeseen – tehdäänkö tulosyksiköissä päällekkäisiä sopimuksia, ja milloin on esimerkiksi syytä lähteä suunnittelemaan päättyvien sopimusten kilpailutuksia.

Sopimushallinnan tietojärjestelmät ja yhdenmukaisemmat käytännöt

Yksi johtopäätös on selvityksen pohjalta helppo tehdä. Kirjanpitoyksikköjä on syytä kannustaa sopimushallinnan tietojärjestelmien käyttöönottoon, erityisesti niissä yksiköissä, joissa sopimustransaktioita kertyy vuositasolla paljon. Vuoden 2016 tilanteeseen verrattuna tarjolla on yhteisesti hankittuja palveluita kuten Cloudia ja Virasto-Vahva.

Sopimus- ja toimittajahallinnan toimintamallia lienee perusteltua yhdenmukaistaa jatkossakin, sillä ohjelmassa tehdyn selvitystyön perusteella voidaan sanoa, että isossa osassa valtionhallintoa ollaan päästy vasta minimitasolle. Hyvin hoidetulla sopimus- ja toimittajahallinnalla voidaan parantaa palvelun laatua virastojen toiminnan kannalta merkittävissä sopimuksissa, ja toisaalta saada kustannushyötyä suurivolyymisissä tuote- ja palvelusopimuksissa.

Kirjoittaja: Ville Hänninen

Ville Hänninen työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoimen asiantuntijana ja hankintojen kehittämistehtävissä. ”Ohjaan ja ohjeistan virastoja sujuvaan hankintaprosessiin ja vastaan valtion ostolaskujen automatisoinnin edistämisestä ja raportoinnista”, Hänninen kuvailee työtehtäviään.